Simplifique seu dia de trabalho com 12 atitudes práticas!

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O Ipem-SP está sempre empenhado em aperfeiçoar sua sistemática de trabalho, tanto nas questões práticas quanto na qualidade do ambiente em que este se desenvolve. 

Seguindo nessa trilha foi aplicado o “Programa 5S”, que tem como finalidade melhorar a qualidade de vida dos seus funcionários. Tudo isso foi muito positivo e em breve falaremos disso também. Entretanto, ao navegar pela internet, nós do Almanaque, nos deparamos com dicas  para melhorar o ambiente e consequentemente a produtividade do trabalho. Lembrando quanto eficiente foi a aplicação do “Programa 5S”,  resolvemos reproduzir aqui esse achado.

Você  deve estar pensando: “Não posso fazer essas 12 coisas”, mas se pergunte por que  não? É possível mudar sim, mas em longo prazo, claro.

Não é preciso fazer tudo isso de uma só fez, escolha apenas uma e experimente. Em seguida, tente outro e veja se funciona. Encontre o que mais se encaixa no seu perfil e aproveite.

  • 1 Começar cedo. Entrar no trabalho mais cedo. Com a empresa ainda silenciosa, antes dos telefones começarem a tocar é possível concentrar-se mais e trabalhar com tranquilidade. No momento  que o pessoal começar a chegar, você já terá duas ou três grandes tarefas definidas e iniciadas.
  • 2 Limitar seu horário. É irônico que tanta gente trabalhe longas horas pensando que por ficarem mais tempo, são mais produtivas. Ao invés disso, corte o seu horário e defina um limite —  apenas seis ou sete horas por dia — e obtenha seu trabalho dentro desse limite. Se souber que está trabalhando apenas seis horas por dia, você terá que realizar primeiro às tarefas mais importantes para não perder tempo. O  limite o forçará a ser mais eficaz.
  • 3 Faça uma lista curta. Faça uma longa lista de todas as tarefas que precisa fazer. Em seguida, faça uma lista curta, contendo até três coisas que realmente deseja que sejam executadas. Dê início na que você considera mais importante. Com a conclusão das tarefas, você se sentirá orgulhoso.

  • 4  Distrações de lote. Quais são suas distrações comuns? Talvez  coisas como ler e-mail, navegar pela internet, ver o Twitter, Orkut, Facebook, dar longos telefonemas etc. Defina um tempo para estas coisas, preferencialmente no final do expediente ou durante seu horário de almoço.
  • 5 Escrever e-mails mais curtos. Se o e-mail ocupa muito do seu dia, a simples mudança de limitar-se a escrever e-mails de apenas três ou quarto linhas, fará uma grande diferença. Em primeiro lugar,  você encurtará drasticamente o tempo que leva para escrever ou responder as mensagens de correio eletrônico. Em segundo lugar: as respostas às suas mensagens serão mais objetivas, o que fará com que também gaste menos tempo lendo e-mails.
  • 6 Reuniões com limite. Menos  e melhor. Alguns executivos do alto escalão da Google fazem reuniões de apenas cinco minutos — quem participa  dessas reuniões deve  estar preparado  e ser conciso. Se você puder obter o resumo das reuniões por tópicos falados e as ações decididas em relação a cada assunto, irá economizar horas por semana.

  • 7 Automatizar. As tarefas repetitivas e rotinas menores você tem que fazer logo, quanto mais tempo você terá livre, mais tempo terá para criar e desenvolver o trabalho importante. Automatizar, sempre que possível, por exemplo, ter respostas eletronicamente prontas, seja no  site da empresa em que trabalha, com mais informações, seja  para realizar conversas pelo Skype ao invés de e-mails  e, usar  serviços automáticos para pagamentos de contas e assim por diante.
  • 8 Elimine papelada.  Se as empresas e organizações pudessem ter a papelada preenchida eletronicamente, economizariam na impressão dos papéis. Sempre que possível, elimine a burocracia em favor do sistema digital. Isso pode ser  um movimento de longa duração.
  • 9 Limpe sua mesa. Isso pode ser feito em poucos minutos. Limpe toda a parte superior da sua mesa. Apenas coloque de volta alguns itens essenciais. Tudo deve ser arquivado, dada para a pessoa apropriada, dado um ponto permanente em uma gaveta ou reciclado. Tomar decisões rápidas e, em seguida, voltar ao trabalho.

  • 10 Escapar. Se você puder sair do seu escritório, poderá encontrar um local pacífico onde se concentrar no trabalho importante. Encontre um local onde possa desligar a internet para pensar e produzir.
  • 11 Respirar corretamente. A  cada 20 minutos tenha uma quebra de respiração. Você pode andar ao redor da sala, dizer  “olá”  para o pessoal de outro andar, ou ainda melhor, ir numa área externa e respirar  ar fresco. Faça seu sangue circular, massageie o pescoço e ombros.  Quando voltar a trabalhar, se mantenha focado.
  • 12 Programação de grandes blocos de tempo criativo. Nem todo mundo pode fazer isso, mas sempre que possível, coloque um bloco grande de 3-4 horas em seu cronograma para a criação ou outros trabalhos importantes a fazer. Não permita reuniões ou  agende outras coisas  durante esse tempo. Seja implacável  com as distrações fazendo o trabalho que gosta durante esses blocos, recorra a respiração correta conforme necessário. Se parabenize pela sua criatividade.

Leia a matéria na ìntegra ( em inglês) http://zenhabits.net/2010/03/simplify-your-workday/

 

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